1. Verantwortlicher und Kontakt
Mazhar Said – KlarVoran, Kolberger Weg 23, 65931 Frankfurt am Main E-Mail: info@klarvoran.de · Telefon: 0177 9548140 Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an diese Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach der derzeitigen Organisation nicht bestellt.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten die für Anfrage, Aufnahme und Coaching nötigen Angaben: Name und Kontaktdaten, AVGS und Bewilligung, beruflicher Werdegang, Bewerbungsunterlagen, vereinbarte Ziele, Termine, Anwesenheit, erforderliche Sitzungsnotizen, Rückmeldungen, Beschwerden sowie Teilnahme-, Abschluss- und Abrechnungsnachweise. Die App speichert auch Konto- und Zugriffsangaben sowie technische Änderungs- und Löschvermerke. Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Angaben werden nicht routinemäßig erhoben. Wenn sie ausnahmsweise erforderlich werden, klären wir Zweck, besondere Rechtsgrundlage und Schutz vor der Verarbeitung. Falls Angaben über Sie von einer vermittelnden Stelle statt direkt von Ihnen stammen, etwa von der zuständigen Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter, benennen wir Ihnen beim Erstkontakt die konkrete Quelle und die erhaltenen Datenkategorien.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Anfrage, Teilnahmevertrag, individuelle Durchführung, Terminabsprachen und dafür nötige Nachweise beruhen grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Rechtlich erforderliche Rechnungs- und Steuerunterlagen verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Aufbewahrungspflichten. Erforderliche technische Protokolle, Sicherung, Zugangsschutz und sachliche Qualitätsprüfung beruhen, soweit sie nicht Teil der Vertragsabwicklung sind, auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Eine zusätzliche freiwillige Weitergabe, etwa an einen Arbeitgeber, erfolgt nur auf gesondert geklärter Grundlage. Wenn wir hierfür eine Einwilligung einholen, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Der Empfang dieser Information ist keine Einwilligung.
4. Erforderliche Angaben und Empfänger
Ohne Ihre Kontaktangaben, gültigen AVGS und die notwendigen Teilnahme- und Leistungsnachweise können wir eine geförderte Maßnahme gegebenenfalls nicht durchführen. Weitere persönliche Angaben und freiwilliges Feedback bleiben freiwillig. Verwaltung und persönlich zugewiesene Coaches erhalten nur die für ihre Aufgaben erforderlichen Zugriffe. Sie selbst sehen in Ihrem Teilnehmerkonto die für Sie freigegebenen Inhalte; interne Sitzungsnotizen sind dort nicht sichtbar. Erforderliche Berichte und Leistungsnachweise gehen an das zuständige Jobcenter beziehungsweise die Agentur für Arbeit. Bei Prüfungen kann CERTQUA die notwendigen Unterlagen erhalten, möglichst ohne Personenbezug, wenn das für die Prüfung reicht. Arbeitgeber haben keinen automatischen Zugriff.
5. Technische Dienstleister und Onlinecoaching
Die geschützte Fallakte mit privatem Dateispeicher wird über OpenAI / ChatGPT Sites betrieben; für den Betreiber im EWR ist laut Sites-Datenschutzzusatz OpenAI Ireland Ltd. Vertragspartner. Die Infrastruktur umfasst verwaltete Cloudflare-Dienste. Die öffentliche Website und der signierte Zugangscode-Versand laufen über Vercel und Resend; hierfür werden E-Mail-Adresse, Einmalcode und Rolle verarbeitet, aber keine Coachingakte als Mailanhang versandt. Das geschäftliche Postfach info@klarvoran.de wird bei IONOS betrieben. Für vereinbarte Online-Termine wird Zoom eingesetzt. Dabei können Anzeigename, Einwahldaten, Bild, Ton und bewusst im Meeting-Chat geteilte Inhalte verarbeitet werden. KlarVoran plant keine Aufzeichnung, Transkription oder KI-Zusammenfassung der Coachings. Vor dem ersten Termin werden das tatsächlich hostende Konto und diese Einstellungen geprüft. Die App selbst erstellt keine Zoom-Aufzeichnung. Anbieterinformationen und Datenschutzvereinbarungen: https://openai.com/policies/chatgpt-sites-data-processing-addendum/ ; https://vercel.com/legal/dpa ; https://resend.com/legal/dpa ; https://media.zoom.com/download/assets/Zoom_GLOBAL_DPA.pdf/2906b5b6b86f11ef9599a6f347fbf652
6. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Eine ausschließliche Verarbeitung innerhalb der EU ist für die genannten Dienste nicht zugesichert. Die verlinkten Datenschutzvereinbarungen von OpenAI Sites, Vercel, Resend und Zoom sehen für einschlägige Übermittlungen in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission Standardvertragsklauseln als Schutz vor. Das OpenAI-Sites-Dokument nennt alternativ einen Angemessenheitsbeschluss. Welche Garantie für einen konkreten Empfänger und Vorgang gilt, hängt von der tatsächlichen Übermittlung ab; eine pauschale EU-only- oder Angemessenheitszusage machen wir nicht. Die Anbietervereinbarungen sind über die Links in Abschnitt 5 abrufbar. Auskunft zu den im konkreten Fall einschlägigen Garantien und eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage bei KlarVoran. Anbieter und Unterauftragsverarbeiter können sich ändern; ihre tatsächliche Zuordnung wird betrieblich geprüft.
7. Aufbewahrung und Löschung
Die gegenüber dem Kostenträger erforderlichen AVGS-Teilnahme- und Fördernachweise bewahren wir nach unserer betrieblichen Regel zwei Kalenderjahre ab dem späteren Datum von Maßnahmeabschluss, Versand des Abschlussberichts und abschließender Aktenprüfung auf. Der geprüfte Gutschein und der BA-Kurzfragebogen nennen zwei Jahre, bestimmen den Beginn aber nicht ausdrücklich; der gewählte spätere Bezugspunkt ist unsere betriebliche Festlegung. Rechnungen, Buchungsbelege und steuerlich erhebliche Geschäftsbriefe können eigenen gesetzlichen Fristen unterliegen. Nach § 147 AO sind je nach Dokumentart grundsätzlich zehn, acht oder sechs Jahre ab dem gesetzlich bestimmten Jahresende möglich. Offene Ansprüche, Verfahren und weitere konkrete Pflichten können eine längere Aufbewahrung erfordern. Anfragen ohne Teilnahme und sonstige Kommunikation beurteilen wir gesondert. Die gesamte Akte wird erst nach dem spätesten geprüften Fristende gelöscht; einzelne unabhängige Portaldokumente können nach Prüfung früher bereinigt werden. Verschlüsselte eigene Sicherungen werden nach dem betrieblichen Sicherungsplan mit 30 Tagen rollierender Aufbewahrung geführt. Alte Kopien und geschäftliche E-Mails werden gesondert bereinigt. Eine Aktenlöschung entfernt diese Kopien nicht unmittelbar. Eine minimale Löschsperre und verkettete technische Prüfwerte können zum Schutz gegen das Wiedereinspielen gelöschter Akten erhalten bleiben. Neu angelegte fallbezogene Protokolldetails sind verschlüsselt; bei zulässiger Aktenlöschung wird der Fallschlüssel entfernt. Frühere Protokolle und ältere Sicherungen können noch zuordenbare Angaben enthalten; ihre Erforderlichkeit wird getrennt geprüft. Über das für Ihren Fall geprüfte Fristende geben wir Auskunft.
8. Ihre Rechte
Sie können im gesetzlichen Umfang Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine freiwillige Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich an info@klarvoran.de oder an die Anschrift oben. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsicht beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit: https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln. Es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Förderung. Über Aufnahme, Maßnahmeverlauf und Berichte entscheidet eine verantwortliche Person.