Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mazhar Said – KlarVoran
Kolberger Weg 23, 65931 Frankfurt am Main
E-Mail: info@klarvoran.de · Telefon: +49 177 9548140

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Beim Aufruf verarbeitet Vercel insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten. Zweck ist die sichere, stabile und schnelle Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Websitebetrieb.

Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Vercel setzt für entsprechende Übermittlungen geeignete Garantien ein, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Vercel.

3. Kontakt-, Termin- und AVGS-Schnellcheck-Formulare

Bei Nutzung eines Formulars verarbeiten wir die eingegebenen Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachricht sowie – je nach Formular – Organisation, Funktion, Anfrageart, gewünschter Zeitraum, AVGS-Status, Kostenträger, Anliegen und gewünschte Durchführungsform. Die Verarbeitung dient ausschließlich dazu, die Anfrage zu prüfen, zu beantworten und gegebenenfalls ein Erstgespräch, eine Leistung oder eine Kooperation vorzubereiten.

Die Nachrichtenvorlage im AVGS-Schnellcheck wird aus deinen Angaben nur in deinem Browser erstellt. Dein dort eingegebener Name, die freie Beschreibung und der bearbeitete Vorlagentext werden durch diese Funktion nicht an KlarVoran gesendet. Du entscheidest selbst, ob du die Vorlage kopierst und an deine zuständige Stelle schickst. Wenn du das separate Kontaktformular absendest, werden dessen Angaben und deine Antworten aus dem Schnellcheck wie hier beschrieben an uns übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag oder eine vorvertragliche Maßnahme gerichtet ist. Bei allgemeinen oder institutionellen Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Die im jeweiligen Formular als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben werden für die Bearbeitung benötigt. Ohne sie kann die Anfrage nicht über das Formular versendet und nicht sachgerecht zugeordnet werden. Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung der Formulare besteht nicht; alternativ sind Telefon oder E-Mail möglich.

Für den technischen Versand der Formulardaten nutzen wir Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden die Formulardaten zum Zweck der Übermittlung verarbeitet. Resend beschreibt seine Datenschutz- und Übermittlungsmaßnahmen in der Datenschutzerklärung von Resend.

4. Geschützte Coach- und Teilnehmerportale

Eingeladene Coaches und Teilnehmende können sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem zeitlich begrenzten Einmalcode anmelden. Im Portal verarbeiten wir die für den jeweiligen Fall erforderlichen Kontakt- und Zugangsdaten, Nachrichten, freigegebenen Dokumente, Termin- und Anwesenheitsangaben sowie Bestätigungen und digitale Unterschriften mit Zeit- und Dokumentbezug. Änderungen und Abrufe können zum Schutz und zur Nachvollziehbarkeit der Akte protokolliert werden.

Die Geschäftsführung verwaltet die Akten; Coaches erhalten nur Zugriff auf zugewiesene Fälle. Teilnehmende sehen ausschließlich die für sie freigegebenen Inhalte ihrer eigenen Akte. Der Webzugang wird bei Vercel bereitgestellt und verbindet angemeldete Anfragen mit der geschützten KlarVoran-App bei ChatGPT Sites. Einladungen und Anmeldecodes werden über Resend versendet. Ein Anmeldecode enthält keine Coachingunterlagen; die Inhalte bleiben im geschützten Portal.

Die Verarbeitung für die Aufnahme und Durchführung des vereinbarten Coachings beruht, soweit dafür erforderlich, auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für gesetzlich erforderliche Nachweise kommt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO nach der jeweils einschlägigen Pflicht in Betracht. Technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle beruhen, soweit erforderlich, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist der Schutz der Akte vor unbefugtem Zugriff und die Prüfung von Änderungen. Zusätzliche Angaben zum konkreten AVGS-Auftrag und zu dessen Nachweisfristen erhalten Teilnehmende vor Beginn.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt der Kommunikation zur Bearbeitung des Anliegens. Je nach Inhalt beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Beantwortung allgemeiner und geschäftlicher Anfragen. Zusätzlich können Telekommunikations- und E-Mail-Anbieter technisch erforderliche Verbindungs- und Zustelldaten verarbeiten.

Das E-Mail-Postfach wird über IONOS SE bereitgestellt. Dabei können Absender-, Empfänger-, Verbindungs- und Nachrichteninhalte verarbeitet werden. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von IONOS.

6. Kontakt über WhatsApp

Die WhatsApp-Schaltflächen auf dieser Website sind reine Links. Beim normalen Seitenaufruf werden dadurch keine Daten an WhatsApp übertragen. Erst nach deinem Klick öffnet sich WhatsApp. Wenn du uns dort schreibst, verarbeiten wir insbesondere deine Telefonnummer, Profilangaben, Nachrichteninhalte und Kommunikationszeitpunkte zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist – je nach Anliegen – Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Für Nutzerinnen und Nutzer in der Europäischen Region wird WhatsApp von WhatsApp Ireland Limited bereitgestellt. WhatsApp verarbeitet eigene Konto-, Nutzungs-, Geräte- und Verbindungsdaten und kann Daten in Drittländern verarbeiten. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von WhatsApp. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; E-Mail, Telefon und Websiteformular stehen als Alternativen zur Verfügung.

7. Bitte keine sensiblen Daten über offene Kontaktwege

Bitte übermittle über Websiteformulare, normale E-Mail oder WhatsApp keine Gesundheitsdaten, Diagnosen, vollständigen Bescheide, Ausweisdokumente oder andere besonders sensible Informationen. Sollte eine solche Angabe für eine spätere Leistung tatsächlich erforderlich sein, wird vorher ein geeigneter Übermittlungsweg und der konkrete Zweck abgestimmt.

8. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs benötigen. Mögliche Empfängerkategorien sind Hosting-, E-Mail-, Telekommunikations- und Nachrichtendienste sowie – bei rechtlicher Verpflichtung – Behörden oder beratende Stellen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Bei Dienstleistern mit Sitz oder Infrastruktur außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können Daten in Drittländer gelangen. Soweit erforderlich, stützen sich solche Übermittlungen auf einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

9. Speicherdauer

Anfragedaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Bearbeitung, Rückfragen und die Anbahnung einer möglichen Leistung erforderlich sind. Maßgebliche Kriterien sind der Abschluss des Anliegens, die Dauer einer daraus entstehenden Vertragsbeziehung sowie gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen. Kommt eine geförderte Maßnahme zustande, gelten für deren Unterlagen gesonderte gesetzliche und vertragliche Dokumentationsfristen.

10. Cookies, Tracking und externe Karten

Diese Website setzt aktuell keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Tracking-Dienste ein. Google Maps ist nicht eingebettet. Karten-Links öffnen sich erst nach einem bewussten Klick in einem neuen Tab; ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.

11. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Auch das Ergebnis des AVGS-Schnellchecks ist nur eine unverbindliche Orientierung und keine Förder- oder Teilnahmeentscheidung.

12. Deine Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen. Anfragen hierzu können an info@klarvoran.de gerichtet werden.

Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.